מאת בני ברק
"תוך 10 שנים תהפוך התחבורה הציבורית במתכונתה המסורתית, זו שאנו מכירים היום, להיסטוריה. היא תוחלף בשרותי תחבורה ציבורית לפי ביקוש ואנו באגד רוצים, כתמיד, להיות המובילים גם של המהפכה הזאת", אומרת נינה גיספאן, מנהלת חטיבת הטכנולוגיות ומערכות המידע של אגד.
בראיון ראשון ל"דרייבר", בתפקיד האתגרי שאליו נכנסה נינה לפני מספר חודשים אחרי 10 שנים כמנהלת אגף מערכות המידע של חברת "נתיבי ישראל", מציגה נינה את האני מאמין שלה, וכפועל יוצא של החטיבה שהיא עומדת בראשה: "בעולם המודרני והתחרותי יש לטכנולוגיה דינמית מקום מרכזי. אי אפשר לקפוא על השמרים אפילו לרגע. הטכנולוגיה משתנה כל הזמן וארגון שרוצה לשרוד ולהיות בר תחרות במשק המודרני - חייב להתאים את עצמו להתקדמות הטכנולוגית ולהסתייע בה להשגת היעדים שהציב לעצמו", היא מסבירה.
ואכן חטיבת הטכנולוגיות ומערכות המידע של אגד נמצאת מאז כניסתה של נינה לתפקיד בתנופת עשייה. "אנו נמצאים בתהליך של שינוי במבנה הארגוני של החטיבה על מנת להתאימה ליעדים שהזכרתי קודם ולטכנולוגיה המתקדמת. מדובר בשינוי שמחייב גם תחלופה והתאמה של הצוות המקצועי שלנו ליעדים. אני יודעת שנוצר רושם שהחטיבה הגדילה את כח האדם שלה - אבל ההפך הוא הנכון. אנו פועלים כיום בתקן קטן יותר, ב-7 אחוזים מזה שהיה בעבר (תקן העובדים בחטיבה עומד על 107 עובדים), וזאת למרות שהמטלות שלנו התרחבו מאוד. נכון שקלטנו עובדים חדשים, אבל מדובר באנשי מקצוע מומחים בתחומים שאליהם אנו מובילים את החטיבה. רובם החליפו עובדים ותיקים שפרשו פרישה טבעית או שלא התאימו ליעדים של שינוי הכיוון שאליו משייטת הספינה שנקראת אגד. חלק מהעובדים הוותיקים עוברים ויעברו הכשרות כדי להתאים אותם לדרישות ולמשימות החדשות.
הטכנולוגיה מתחדשת ומתקדמת כל 5 שנים
צריך לזכור שהטכנולוגיות בתחום מערכות המידע מתחדשת ומשתנה בכל 5 שנים וזה אומר שיש צורך לעקוב ולהתאים את עצמנו כל הזמן - כדי שלא נשאר מחוץ למשחק. כך למשל הספקנו כבר להטמיע באגד מערכת חדשה לתכנון ושיבוץ אוטובוסים שנקראת "נתיב" שמחליפה מערכת מבוססת על תשתית VMS שנחשבת כבר למיושנת.
למי שאינו מצוי ממש בתחום קשה אולי להבין - אבל אנחנו נמצאים כבר בעידן של מהפכה גדולה בהפעלת תחבורה ציבורית בישראל. ניצנים ראשונים כבר נראים בשטח - אבל זו רק ההתחלה. מי שילך לישון היום ויתעורר בעוד 10 שנים - יגלה עולם חדש לגמרי בתחום התחבורה הציבורית. באופי המסורתי של התחבורה הציבורית שבה אוטובוסים נוסעים לפי לו"ז קבוע בקווים מוגדרים מראש על ידי הרגולטור. בעידן החדש תהיה לנו תחבורה, לפי דרישה, מבוססת על שירותים דיגיטאליים ועל אוטומציה. באגד תפעל מערכת מידע מרכזית שתהיה מקושרת מול כל הגורמים הפעילים בתחום הסעת ההמונים כמו משרד התחבורה, הרכבות, חברות שרותי כרטוס סלולארי ועוד.
המטרה שלנו בחטיבה היא להכניס את אגד לעידן הזה מהר ככל האפשר כדי לתת לנו יתרון עסקי מול המתחרים. להערכתי כבר תוך השנה הקרובה יופעל שרות של כרטוס סלולארי שבו אפשר יהיה לרכוש באמצעות האפליקציה בסלולאר שלנו כרטיס נסיעה ולשלם עבורו כאשר החיוב יהיה לפי הצריכה בפועל. מאחר שאנו נמצאים בשוק תחרותי מאוד בתחום הסעת ההמונים - אנו חייבים להמשיך ולהיות החברה המובילה בתחום, חברה שמעלה את ערך השרות שהיא מעניקה ללקוח ומוזילה את העלויות לממשלה ואת זה אפשר וצריך לעשות באמצעות טכנולוגיות מתקדמות", אומרת נינה גיספאן.
יוזמות חדשות ו"תומכי לחימה"
"אני תופסת את מקומה של החטיבה שלנו בארגון בשני מישורים - הראשון היא ייזום של חדשנות שתקדם אותנו בפיתוח העסקי ובשיפור הרווחיות ותעניק לנו יתרונות מול המתחרים והשני - אנו צריכים להיות מעין "תומכי לחימה" לאורגנים אחרים באגד כדי לסייע להם בהחדרת טכנולוגיות ניהול חדשניות. וזה אומר שיתוף פעולה רוחבי עם כל האגפים והחטיבות אם בתחזוק המערכות הקיימות ושיפורן והן בקידום יעדים עתידיים", היא מוסיפה.
וכששואלים את נינה על היעדים שהיא מציבה לחטיבה שלה היא משיבה: "היעדים שלנו נגזרים מהתוכנית האסטרטגית של אגד. וזה אומר שאנחנו צריכים לתת את הגב והתמיכה לכל סוגי הפעילות ובהם קליטת כלי רכב חדשנים ומתקדמים באגד, הרחבת היקף השירותים ללקוחות חיצוניים, הכנת התשתית ליעדים העסקיים והשגת רווחיות לטווח הרחוק, כך שאגד תכבוש ותגדיל את נתח השוק שלה בתחבורה החכמה העתידית ובניהול תנועה אופטימלי. אנו נמצאים עתה בגל השני של העלאת "דשבורדים" להנהלה כך שהמידע שמקבלת ההנהלה מכל המערכות- פנימיות וחיצוניות - יהיה מידע שיסייע להנהלה בקבלת החלטות מושכלות.
ומה המשמעות של הנהגת כל הטכנולוגיות המתקדמות לגבי הנהגים ועובדי המוסכים והייצור איך הופכים אותם שותפים לשינויים האלה?
נינה: אנו מקפידים על כך שבכל חידוש שאנו מנהיגים - תיכלל חוויית משתמש. כאשר מפעילים טכנולוגיה חדשנית שנוגעת למשל לנהגים - אנו מקדישים מחשבה רבה לשאלה איך היא תקלט על ידי הנהגים וכיצד תשפר את חווית השימוש בה. כך גם לגבי סדרנים, מנהלי מוסכים וחברי צוותי תנועה. המטרה היא להקל על משתמשי הקצה ולהפוך אותם לשותפים לקליטת הטכנולוגיות האלה. ברור לנו שלא שיתוף פעולה שלהם תהיה בעיה בהפעלתן של המערכות החדשות. לכו אנו גם ערים לקבלת תגובות ובמידת הצורך לבצע תיקונים שמתבקשים "תוך כדי תנועה".
הקמנו מערך "שירות לקוחות" עבור הנהגים שמטפל בכל תלונה ו/או בעיה מערכתית או נקודתית שמתגלית אם זה במערכת נצר מערכת הכריזה וכו'. בנוסף אנו מעבירים למשתמשי הקצה הדרכות, הוראות, הנחיות וסרטונים ואנשי צוות השרות שלנו עורכים גם סבבים אצל לקוחות הקצה כדי להדריך ולפתור בעיות שמתגלות תוך כדי הפעלת הטכנולוגיות החדשות. אנו מעודדים קבלת פידבק מהמשתמשים כדי שנוכל לתקן ולשפר תקלות שלא היינו ערים להן עם הפעלת המערכות.
אני בטוחה שעם הצוות הנפלא שלנו ועם הקידמה שאנו מכניסים לאגד - אגד תמשיך להיות החלוצה בהובלת תחום התחבורה הציבורית גם בעידן החדש, שלקראתו אנו צועדים בימים אלה.
צועדים קדימה בתחום מערכות המידע: פרויקט ERP מוטמע באגד
במהלך החודשים האחרונים, בוצעה באגד בחינה של מערכות המידע הקיימות: בתחום הפיננסי, לוגיסטי, מוסכים ומשאבי אנוש (HR) למול צרכי החברה. הבחינה בוצעה בשיתוף אגף התחזוקה, אגף הכספים, חטיבת מערכות מידע ומומחים נוספים.
אגד נמצאת במהלך השנים האחרונות בתהליך שינוי מתמשך לצורך התאמתה לשינויים המתרחשים בסביבה העסקית בה היא פועלת ולצורך מענה לדרישות תכופות ומשתנות מצד משרד התחבורה בכל הנוגע להתנהלות התחבורה הציבורית בישראל (הן עסקית והן טכנולוגית), כולל עמידה ברגולציות ואמות המידה הנוגעות לשירות.
במשך שנים רבות פעלה אגד כמשק סגור ומערכות המידע עוצבו ופותחו תחת הנחה זו על מנת לספק מענה פונקציונלי לתפעול אגד כמפעיל תחבורה ציבורית בלבד. אבל ריבוי השירותים שנדרשת החברה לספק כיום, על מנת לתת מענה יעיל ואפקטיבי לכלל פעילותה משפיע באופן ישיר על הפעילות הלוגיסטית בתחומי: תכנון המלאי, רכש, ניהול המלאי והמחסנים, יצור, שיפור שרשרת האספקה ופתרונות ייעודיים לניהול המוסכים - מחייב פתרון רוחבי ואינטגרטיבי, (כזה המשלב כמה גישות או תחומים שונים) שניתן להרחבה וליישום בשלבים.
בנוסף, לטובת תכנון וניהול תהליכים אסטרטגיים עתידיים, שיפור והתייעלות בתהליכים קיימים נדרשות יכולות לקבלת תמונת מצב עדכנית בזמן אמת. זאת מתוך הנתונים התפעוליים, אותם ניתן לקבל באופן אינטואיטיבי ופשוט על ידי כל גורם מורשה.
פסיפס מערכות המידע הקיים היום באגד מתבסס על מספר רב של מערכות שחלקן מפותחות בפיתוח עצמי ב AS400 (תהליכי קדם רכש, עיתוד מלאי, ניהול מחסן, תביעות, מפעל ייצור). עובדה זו מקשה על מתן שירותים נוספים ותמיכה בתהליכים העסקיים המשתנים. עקב ריבוי פלטפורמות וממשקים, של פיתוח עצמי טלאי על טלאי מתוך ראיה עסקית שהתאימה לקואופרטיב אגד בעבר ואינה מתאימה לחברה במתכונתה הנוכחית בשל טכנולוגיות מיושנות ומחסור בכ"א מיומן באגד בפרט ובשוק העבודה בכלל, בחלק מהטכנולוגיות.
כיום, לאור מורכבות המערכות הקיימות והממשקים ביניהן, קיים סיכון בתפעול השוטף בביצוע שינויים כתוצאה מתקלות שיכולות לעכב את הפעילות. כמו כן קיימים סיכונים של שרידות מערכות, מחסור בכ"א מיומן בשוק העבודה ואובדן ידע בגין פרישה של עובדים וחוסר יכולת לתמיכה מיחשובית בתהליכים העסקיים, בזמן סביר ולעיתים בחלק מהמערכות לא ניתן לתת מענה כלל.
הפתרון המקובל בעולם ובארץ לסוגיות אלו הוא הטמעת מערכת ERP ארגונית, בעלת חיבור טבעי בין הפעילות הלוגיסטית לפעילות הפיננסית, המקטינה את התלות בממשקים בין מערכות, יוצרת אחידות תהליכית, סטנדרטיזציה בממשקי המשתמש ומאפשרת הרחבה, הטמעה ושינוי מהיר של תהליכים עסקיים.